海外旅行や出張の予定がある方にとって、パスポートの有効期限はとても重要です。
期限切れのパスポートでは渡航できないため、早めの更新手続きが欠かせません。
本記事では、パスポート更新時に必要な申請書の書き方や、提出に必要な書類について分かりやすく解説します。
これから申請をする方や、久しぶりの更新で手続きに不安がある方は、ぜひ参考にしてください。
パスポート更新申請書の基本
海外渡航の準備をする上で、パスポートの有効期限の確認は最優先事項のひとつです。
有効期限が切れていたり、残り期間が少なかったりすると、渡航先によっては入国できないケースもあります。
更新手続きを正しく行うためには、基本的な流れや必要な書類を事前に知っておくことが重要です。
ここでは、「パスポート更新」とはどういう手続きなのか、申請書の役割、そして有効期限にまつわる注意点について、詳しく見ていきましょう。
パスポート更新とは何か
パスポートの更新とは、現在使用しているパスポートの有効期限が近づいたときに、新しく発行し直す手続きのことを指します。
日本では「更新」と呼ばれるものの、実際には古いパスポートをベースにした新規発給という形で処理されます。
特に海外の多くの国では、「入国時にパスポートの有効期間が6ヶ月以上残っていること」を条件としているため、期限ギリギリでの申請はリスクがあります。
余裕を持って、遅くとも半年～3ヶ月前までに準備を始めるのがおすすめです。
申請書の重要性
パスポート更新手続きに欠かせないのが「一般旅券発給申請書」です。この申請書は、氏名や本籍地、渡航歴などの基本情報を記入する重要な書類で、パスポートの発行はこの書類をもとに行われます。
申請書に記入ミスがあると、受付でやり直しになることもあるため、正確に、ていねいに記入することが大切です。
また、署名欄は必ず申請者本人が記入し、未成年の場合は親権者の同意欄への署名も必要になります。
有効期間についての注意点
日本のパスポートには、5年用（未成年者または希望者向け）と10年用（20歳以上対象）の2種類があります。
どちらも、有効期限の1年前から更新申請が可能です。
ただし、有効期限が6ヶ月未満になると、国によっては入国を拒否される場合があるため、早めの申請が安心です。
出発前に慌てないよう、パスポートの残存期間は定期的にチェックしておきましょう。
パスポート更新申請書のダウンロード方法
パスポート更新に必要な申請書は、以前のように窓口だけで入手するのではなく、自宅でダウンロードして印刷する方法や、コンビニでの印刷など選択肢が増えています。
手軽に入手できるようになった反面、印刷方法を誤ると申請が受け付けられないこともあるため、正しい手順で準備することが大切です。
ここでは、申請書のダウンロード方法や、コンビニでの印刷手順、そして手書きで記入する際の注意点について紹介します。
公式サイトからのダウンロード
外務省の公式サイトでは、申請書のフォーマットがPDF形式で提供されています。
必要に応じて、自宅のプリンターで印刷して使用できますが、以下の点に注意が必要です。
- A4サイズの用紙を使用
- 両面印刷（短辺とじ）で出力
- カラー印刷が望ましい（モノクロは非推奨）
- 拡大・縮小の設定はオフにする（原寸大で印刷）
印刷ミスがあると申請書として使用できなくなってしまうため、印刷後はページの順番や印字状態などをしっかり確認しましょう。
コンビニでの印刷方法
プリンターが自宅にない場合でも、USBメモリやスマホを使って、全国のコンビニにあるマルチコピー機から印刷が可能です。
操作は店舗によって異なりますが、基本的には以下の手順で行います。
- 外務省サイトから申請書PDFをダウンロード
- USBまたはスマホアプリに保存
- コンビニで「PDF印刷」機能を選択
- A4・両面印刷・カラーで出力
一部の店舗では両面印刷に対応していない場合もあるため、事前に確認しておくと安心です。
手書きの場合の注意点
申請書は手書きでも提出可能ですが、記入方法にはいくつかルールがあります。
- 黒インクのボールペンを使用（消えるインクは不可）
- 修正液や修正テープは使用不可
- 誤った場合は新しい用紙に書き直す
読みやすく丁寧に記入することが重要です。
不安な場合は、外務省の記入例を参考にして記入しましょう。
必要書類の一覧
申請書が準備できたら、次は必要書類を揃えましょう。
基本的な書類に加えて、個人の状況に応じて追加書類が求められるケースもあるため、事前の確認が重要です。
ここでは、パスポート更新時に必要となる書類の一覧と、それぞれの取得方法やポイントを詳しく紹介します。
基本的な必要書類
パスポート更新の際に、通常必要となるのは次の書類です。
- 現在のパスポート
- 一般旅券発給申請書（正しく記入されたもの）
- 顔写真（規定サイズ・6ヶ月以内に撮影）
- 本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカードなど）
上記に加えて、氏名や本籍地に変更がある場合や、パスポートを紛失した場合などには、追加書類が必要となります。
戸籍謄本・住民票の取得方法
以下のような場合には、戸籍謄本や住民票の提出が必要になります。
- 氏名または本籍地が変わった
- パスポートを紛失して再発行する場合
- 取得方法は以下の通りです。
- 市区町村役場の窓口で発行申請
- マイナンバーカードを利用してコンビニで発行（対応地域のみ）
- 郵送での請求も可能（数日～1週間かかる）
いずれも、発行から6ヶ月以内のものが有効とされているため、古いものは使用できません。
最新の写真の撮影ガイド
パスポート写真は、一般的な証明写真と比べて規格が厳しいため、撮影時には以下の点に注意してください。
- サイズ：縦45mm × 横35mm
- 背景：白または淡いグレー、無地
- 表情：正面、無帽、自然な表情、顔に影がないこと
- メガネの反射やカラーコンタクトの使用もNG
街の証明写真機やアプリを使った撮影も可能ですが、基準に満たないと撮り直しになるため、できれば専門の写真スタジオでの撮影をおすすめします。
パスポート更新申請書の記入例
パスポートの更新を検討している方にとって、最初の関門となるのが「申請書の記入」です。
必要事項を正確に記載することは、スムーズな申請手続きの第一歩となります。
このセクションでは、申請書の記入方法や注意点、よくあるミスとその回避法について詳しく紹介します。
初めて手続きを行う方はもちろん、以前申請した経験がある方も、改めて正確な記入方法を確認することで、手続きのトラブルを未然に防ぐことができます。
記入項目の詳細説明
パスポートの更新申請書には、個人の基本情報を正確に記入する必要があります。
具体的には、氏名、現住所、生年月日、本籍地、連絡先電話番号などが挙げられます。
これらの情報は、旅券発行の際の本人確認や書類の正当性を担保するために非常に重要です。
特に、氏名のローマ字表記については、日本語の発音に基づいた正確な綴りが求められます。
また、現在所持しているパスポートの番号や発行日、有効期限なども記載が必要な場合があるため、最新の情報を手元に用意しておくとスムーズです。
記入の際には、消せるペンや鉛筆ではなく、黒のボールペンを使用するようにしましょう。
文字がかすれたり、読みづらくなったりすると申請が受理されないケースもあるため、ていねいに記入することが大切です。
法令に基づく注意事項
パスポートの更新申請は、旅券法および関連する法律・省令に基づいて実施されるものであり、申請書の記載内容にもこれらの法令が反映されています。
虚偽の情報を記入した場合や、必要事項に不備がある場合、申請が却下される可能性があるだけでなく、場合によっては罰則の対象となることもあります。
例えば、他人になりすまして申請を行ったり、故意に不正確な情報を提供したりすることは、重大な法令違反となり刑事罰を伴う場合もあります。
法令に則って正しい情報を記載し、本人としての申請であることを証明できるようにすることが、円滑な手続きを進める上で重要なポイントです。
よくある間違いとその回避法
申請書記入時によく見られるミスとしては、氏名のローマ字表記を間違えるケース、旧姓と現姓を混同してしまうケース、住所の一部が抜けてしまうケースなどがあります。
また、郵便番号や連絡先の電話番号が最新のものでない場合も、書類不備として扱われる可能性があります。
これらのミスを未然に防ぐためには、記入する前に住民票や運転免許証、現行のパスポートなど、公的な情報が記載された資料を手元に用意しておくことが効果的です。
さらに、記入が完了した後に自分自身で見直すだけでなく、家族や友人など第三者にもチェックしてもらうことで、記載漏れやミスを発見しやすくなります。
手続きに余裕を持って取り組むことが、申請成功への第一歩です。
申請方法の種類
パスポートの更新申請には、複数の手段が用意されており、それぞれのライフスタイルや状況に応じて最適な方法を選択できます。
このセクションでは、主に「窓口での申請」「オンライン申請」「代理人による申請」という3つの方法について、それぞれの流れや注意点を詳しく紹介します。
自分に合った手続きを理解して選ぶことで、よりスムーズかつ確実にパスポートの更新を行うことができるでしょう。
窓口での申請
もっとも一般的な方法が、各都道府県に設置されているパスポートセンターや市町村の出張所に直接出向いて申請する窓口申請です。
この方法では、必要書類をすべて揃えたうえで、申請者本人が窓口に行き、係員に提出する流れとなります。
窓口では、提出された書類の不備がその場で確認され、万が一誤りがあった場合もその場で修正や差し替えができるため、安心して手続きを進めることができます。
また、職員による丁寧な対応が受けられるため、初めての申請や不安がある方にもおすすめです。
ただし、窓口が混雑している場合は待ち時間が長くなることがあるため、事前予約が可能な自治体の制度を活用すると良いでしょう。
オンライン申請手続き
近年では、マイナンバーカードを活用したオンラインでのパスポート更新申請も普及しています。
これにより、役所に出向くことなく、自宅のパソコンやスマートフォンから申請手続きを完了させることができます。
24時間いつでも手続きができるため、忙しい人にとっては非常に便利な方法です。
ただし、オンライン申請にはいくつかの条件があります。
たとえば、顔写真のデジタルデータが規格に合っている必要があり、また電子署名や本人確認の手順もデジタル形式で行う必要があります。
操作に不慣れな人にとっては少しハードルが高い場合もあるため、公式サイトに掲載されている手順や動画を確認しながら進めることをおすすめします。
代理人による申請の手順
本人がやむを得ず窓口に行けない事情がある場合には、代理人による申請が認められています。
代理申請には、申請者本人が作成した委任状と、代理人の本人確認書類（運転免許証やマイナンバーカードなど）が必要です。
代理人は申請書を含む必要書類一式をパスポートセンターに持参して提出します。
ただし、代理申請が認められていても、完成したパスポートの受け取りは原則として本人に限られている点に注意が必要です。
受け取り時には本人確認が行われるため、都合のつく日を見計らって直接来所できるよう、スケジュール調整も視野に入れておきましょう。
申請者の注意事項
パスポートの更新を円滑に進めるためには、申請者自身がいくつかの重要なポイントをしっかりと把握しておく必要があります。
このセクションでは、申請前に確認しておくべき基本事項や、本人確認のための書類、さらには申請を行う窓口の受付時間や場所について詳しく解説します。
準備不足や思わぬミスを防ぐためにも、事前に必要な情報を確認し、計画的に行動することが成功のカギとなります。
必ず確認すべき事項
パスポート更新の申請を行うにあたっては、まず現在所持しているパスポートの有効期限を確認することが重要です。
更新手続きは、有効期限が切れる6か月前から開始できますので、余裕をもって準備を始めましょう。
また、必要な書類の一覧や申請手数料の金額など、事前に自治体の公式サイトなどで調べておくと安心です。
特に、申請に必要な証明写真のサイズや背景色などには細かな規定があるため、あらかじめ写真スタジオや証明写真機で対応可能か確認しておくとスムーズです。
必要書類をきちんと揃え、不備のない状態で申請できるようチェックリストを活用するとよいでしょう。
申請時の本人確認について
申請時には、本人確認のために公的機関が発行した身分証明書の提示が求められます。
代表的なものとしては、マイナンバーカード、運転免許証、住民基本台帳カードなどが挙げられます。
これらの証明書は原本の提示が必要であり、コピーでは受け付けられないことがほとんどです。
また、有効期限が切れていたり、記載内容が最新でない場合は、別の証明書の提出を求められることもあります。
あらかじめどの書類が有効か確認し、不備がないように準備しておくことが重要です。
受付時間と場所の確認
窓口で申請を行う予定がある場合は、あらかじめ受付時間と申請可能な場所を確認しておく必要があります。
多くのパスポートセンターや出張所は、平日の特定の時間帯に限り受付を行っており、土日祝日や年末年始などは休業していることが一般的です。
また、地域によっては事前予約が必要な場合や、受付時間が短縮されていることもありますので、必ず公式の情報を参照しましょう。
混雑状況やアクセス方法なども事前に確認しておくと、当日の手続きがよりスムーズに進みます。
申請後の流れ
パスポートの更新申請を終えたあと、新しいパスポートが発行されるまでには少し時間がかかります。
発給までの期間や受け取りの方法、手数料など、申請後に知っておきたい大切なポイントをここで整理しておきましょう。
また、もしものときの紛失時の対応も事前に知っておけば安心です。
発給までの期間
更新手続きが完了してから新しいパスポートを受け取れるようになるまで、通常は1週間から10日程度かかります。
ただし、ゴールデンウィークやお盆、年末年始といった繁忙期にはさらに時間がかかることもあるため、早めの手続きを心がけるのが安心です。
また、申請を行う場所によっても所要日数が変わることがあります。混雑しがちな都心部よりも、比較的空いている近隣の市区町村窓口の方がスムーズに進むこともあるので、選ぶ際の参考にしてみてください。
受取方法と手数料
新しいパスポートは、申請した窓口で本人が直接受け取る必要があります。
郵送での受け取りや代理人による受け取りは基本的にできないため、再度窓口へ行く予定を立てておきましょう。
受け取りの際に必要なものは以下の通りです。
- 申請時に渡された「受理票（引換証）」
- 本人確認書類（運転免許証やマイナンバーカードなど）
- 旧パスポート（更新前のもの）
発給手数料は、以下の通り設定されています。
- 10年用パスポート：16,000円
- 5年用パスポート（12歳以上）：11,000円
- 5年用パスポート（12歳未満）：6,000円
支払いは、原則として収入印紙と都道府県証紙を購入する形で行いますが、自治体によっては窓口で一括支払いができる場合もあるので、あらかじめ確認しておくと良いでしょう。
紛失時の対処方法
申請から受け取りまでの間に必要書類やパスポートそのものを紛失してしまった場合は、できるだけ早く申請した窓口へ連絡を入れてください。
紛失状況によっては再申請や書類の再提出が必要になることもあります。
また、もし発行されたばかりの新しいパスポートを受け取った後に紛失してしまった場合は、すぐに警察に届け出て「遺失届出証明書」を取得したうえで、旅券センターで再発行の手続きを行う必要があります。
再発行には再度申請書や本人確認書類、写真などが必要で、手数料も再度発生するため、パスポートの保管は慎重に行いましょう。
パスポート更新申請書の受付窓口
パスポートの更新手続きは、全国各地にある旅券センターや自治体の窓口で行えます。
居住地に応じて利用できる窓口が異なるため、事前に確認しておくとスムーズです。
ここでは、受付窓口の種類や特徴について詳しく紹介します。
各地域のセンター一覧
都道府県ごとに設置されたパスポートセンターでは、申請や受け取りの手続きを行うことができます。
特に大都市圏では、交通アクセスの良い場所に複数のセンターが用意されているため、利用者の利便性が高まっています。
たとえば、大阪府では梅田やなんばに旅券センターがあり、愛知県では名古屋市の中区にある愛知県旅券センターが中心的な窓口です。
福岡県ではアクロス福岡内にパスポートセンターが設置されており、多くの利用者が訪れています。
また、市区町村の役所に併設された旅券窓口を利用できる地域もあり、わざわざ県庁所在地まで出向かなくても申請できるケースもあります。
特別な事務所・出張所について
一部の自治体では、住民の利便性向上のため、出張所や臨時の受付窓口を期間限定で開設することがあります。
これらは交通が不便な地域や、高齢者の多い地域に設置されることが多く、申請や受け取りのハードルを下げる効果があります。
ただし、出張所での受付は、開設期間が短かったり、予約制で人数に制限があったりする場合があります。
利用を検討している方は、事前に自治体のホームページや広報誌で最新情報を確認しましょう。
東京都での申請方法の特徴
東京都では、中央区有楽町の「旅券課」を中心に、立川や八王子など多摩地域にも複数の申請窓口が設けられています。
人口が多く、外国籍の方の利用も多いため、英語・中国語など多言語での対応が進んでいるのが特徴です。
また、Web上で申請書の入力や来庁予約ができるサービスも用意されており、混雑を避けたい方にとって非常に便利です。
平日だけでなく、土曜日に一部窓口が開いていたり、夜間受付が行われているところもあるため、仕事で平日に動けない方でも手続きしやすい環境が整っています。
パスポートの切替えについて
パスポートには有効期限があり、必要に応じて新しいものへ切り替えることができます。
ここでは、切替えが必要なケースやそのメリット、必要な書類、手続きの流れについてわかりやすく解説していきます。
切替えの必要性とメリット
パスポートの切替えは、有効期限が近づいたときだけでなく、他にも以下のような場面で検討されることが多いです。
- パスポートの有効期限が残り少なくなってきた
- 査証欄（スタンプを押すページ）が埋まりかけている
- 旅券が汚れていたり、破れていたりする
- 結婚や改姓で記載事項を変更したいとき
こういった場合に切替えをしておくことで、海外旅行中のトラブルを未然に防ぐことができます。
特に、出入国審査の際に有効期限が6か月以上必要とされる国も多いため、期限が残っていても早めに新しいパスポートに切り替える方が安心です。
切替えに必要な書類
パスポートの切替えには、以下のような書類を準備する必要があります：
- 切替発給用の申請書
- 現在使用中の有効なパスポート
- 本人確認書類（マイナンバーカードや免許証など）
- パスポート用の証明写真（6か月以内の撮影）
- 必要に応じて戸籍謄本や抄本（氏名変更などがある場合）
証明写真にはサイズや背景色など細かな規定があるので、パスポート用として明記されている写真機やスタジオで撮影するのが確実です。
切替え手続きの流れ
切替え手続きの大まかな流れは以下の通りです。
- 書類を揃える（写真・申請書・本人確認書類など）
- 旅券センターや自治体の窓口で申請
- 約1週間〜10日程度でパスポートが発給される
- 申請した窓口で本人が受け取り、旧パスポートを返納
返納された旧パスポートには無効印が押されて戻ってきます。
出入国履歴などが記載されているため、思い出として保管しておく方も多いです。
まとめ
※イメージ画像です。
パスポートの更新や切替えには、事前の準備と基本的な知識がとても大切です。
発給までの期間、受け取りの際の注意点、万が一の紛失時の対応などをしっかり把握しておくことで、余計なトラブルを避けられます。
また、申請窓口も地域ごとに異なり、都道府県の旅券センターや市町村の出張所などを上手に活用することで、よりスムーズに手続きが進みます。
特に東京都など都市部では、予約制や多言語対応など便利なサービスが整っており、多忙な方にも配慮された体制が整っています。
パスポートの有効期限が近づいている方や、ページが少なくなってきた方は、早めに切替え手続きを検討してみてください。
余裕を持って行動することが、安心で快適な海外渡航の第一歩になります。
